Amazon Echoデバイスの定型アクションをフル活用するためのAlexaスキル「仮想トリガーボタン」を公開しました

ご無沙汰しております。hapicomの白川です。

今回、Amazon Echoスピーカーの定型アクションをいつでもどこからでもトリガーをかけて実行できるようにするためのAlexaスキル「仮想トリガーボタン」を公開しましたので、簡単な使い方についてご紹介します。

Echoスマートスピーカー、Alexaスキル、定型アクションについては以前の時打ち時計スキルの記事でも触れていますが、家だけでなくオフィスや事務所などでも好きなタイミングでアナウンスさせたり同じネットワーク内のIoTデバイスや電化製品、照明のスイッチをオン／オフしたりするような運用が可能なので、業務用のデバイスとして密かに活用されていたりします。

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仮想トリガーボタンの概要

仮想トリガーボタン（Virtual Trigger Button）は、Alexaに仮想的なボタンをIoTデバイスとして検出させ、ボタン押下を定型アクションの実行条件に指定できるようにするAlexaスキルです。

仮想トリガーボタン（amazon.co.jp ストア）

Alexaと連携して動くIoTデバイスは、MatterやBluetooth Mesh、ZigBeeといった規格に準拠して設計するほか、デバイス用のスマートホームスキルを開発しAmazonによる審査を経て公開することで、各社のクラウドサービス経由でのAlexa連携が可能となります。

クラウドサービス経由でのAlexa連携の利点として、ネットワーク外部からクラウドサービスとAlexaサーバーを経由してローカルネットワーク（＝通常は外部から見えない場所）にあるEchoデバイスで定型アクションを実行できるようになる点が挙げられます。

仮想トリガーボタンはこの利点を活用することで「いつでもどこからでも定型アクションを実行」という機能を提供しています。

仮想トリガーボタンではトリガーの種類を区別できるようになっており、仮想トリガーボタンの設定ページで作成したトリガーごとに任意のアクションを割り当てることができるので、このボタン一つであらゆる外部システムの条件をセットして定型アクションを実行できるようになります（例：問い合わせメールを報告、商品が売れたことを通知など）。

無料で使えるプランではトリガーは1種類（デフォルトトリガー）だけなのですが、以下ではデフォルトトリガーを使って実際にEchoデバイスで定型アクションを実行するところまでの使い方について説明します。

使い方

仮想トリガーボタンの設定用Webページ、およびAlexaアプリでの設定がそれぞれ必要です。

設定ページでの操作

まずは仮想トリガーボタンの設定ページを開き、以下の操作を行います。

1. hapicom toolsにログイン
2. Amazonアカウントを連携
3. APIキーを生成

1. hapicom toolsにログイン

仮想トリガーボタンはhapicom tools（hapicomが提供するビジネス向けツール群）の一つで、メールアドレスのみですぐにサインアップしてツールを使い始められ、最小限の機能であればそのまま無料で使い続けられます。

仮想トリガーボタンの設定ページを開くとログインボタンがあるので、下記のようにメールアドレスを入力し、メールで届いたワンタイムパスワードを貼り付けてログインします。

2. Amazonアカウントを連携

次に、Alexaスキルを使う予定のAmazonアカウントを連携します。

設定ページを下にスクロールし、「Login with Amazon」ボタンを押すとAmazonのログイン用ウィンドウが開くので、ログインして仮想トリガーボタン（Virtual Trigger Button）を許可してください。

3. APIキーを生成

Amazonアカウントを連携するとAPIキーとトリガーの設定が表示されますので、ここでAPIキーを生成します。

生成するとAPIキー全体が表示されますのでコピーしておいてください。

なおAPIキーは後で再確認することができませんので、もしAPIキーが分からなくなった場合は一旦削除して新しいAPIキーを生成し直す必要があります。

設定ページでの操作は一旦これでOKです。

Alexaアプリでの操作

次にAlexaアプリ（iOSまたはAndroid）を開き、以下の設定を行います。

1. 仮想トリガーボタンのスキルを有効化
2. デフォルトトリガーをセット

1. 仮想トリガーボタンのスキルを有効化

「その他」にある「スキル・ゲーム」から仮想トリガーボタンを検索し、スキルを有効化します。

ここでもう一度Amazonアカウントでログインするよう促されますので、ログインして先に進んでください。

スキルを有効化すると自動的にデバイス検出が行われ、仮想トリガーボタンがデバイスとして追加されます。

2. デフォルトトリガーをセット

その後、仮想トリガーボタンを実行条件として定型アクションを設定します。

下記では仮想トリガーボタンのアクションから定型アクションを作成していますが、もちろん「その他」にある「定型アクション」から進んでも問題ありません。

テスト用なので一旦「トリガーが発火しました」としゃべらせるようにしました。

定型アクションの実行テスト

ここまでで準備が整いましたので、実際に定型アクションを実行できるか、仮想トリガーボタンの設定ページにある「仮想トリガーボタンテスト」からテストしてみます。

APIキーの部分に先ほど生成したAPIキーを貼り付けてからトリガーを送信すると、Echoスピーカーから「トリガーが発火しました」と音声が流れます。

実用例

仮想トリガーボタンを実際に活用する場合、トリガーを発火するためのWebhookの理解やシステム連携が必須となります。

トリガーを発火し定型アクションを実行する方法としては、自社のサーバーなどから直接Webhook呼び出し先のhttps://alexa.hapicom.jp/tr/<トリガーID>をAuthorization: Bearer <APIキー>ヘッダー付きで呼び出すように自分で開発するか、あるいはn8n、Make.com、Zapier、IFTTTなどのワークフロー自動化プラットフォームを活用してHTTPリクエストを送信する方法が考えられます。

例えばMake.comを使う場合、下記のようにGmailでお問い合わせフォームの通知メールの件名部分で引っかかるよう設定し*1、HTTPリクエストとして上記のWebhook呼び出し先とAuthorizationヘッダーを設定すると、定期的にGmailの最新のメールをチェックして新着のお問い合わせがあればアレクサで通知してくれるようになります。

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先ほどAlexaアプリで「トリガーが発火しました」としゃべらせるよう設定していた箇所を「お問い合わせが届いています」などに変えれば、そのまま本番運用も可能ですね。

*1:無料枠の月1,000クレジットに収めるには、平日9時〜19時で15分間隔のチェックにするなどの調整が必要です

【年に一回なので忘れないようにシリーズ】 地方税（自動車・バイク・固定資産税等）の納付書をオンラインで納付する

こんにちは、システムデザイナーの平田です。 毎年1回なので忘れがちなシリーズです！

GWが終わり、雨模様の日々が続くと梅雨の入り口となり、自動車・バイク固定資産税の払込票が届く季節です。オンラインで払えたっけ...

今日届いた納付書の払込期限が1か月を切っている・・・短くない？

発行主体（≒自治体）によっては、ATMやネットバンキングで支払えるタイプの「PayEasy(ペイジー)」の番号が付与されておらず、この度にコンビニや銀行の窓口に行くのもなんだかね。。

しかし、どの納付書にも謎のQRコードがついてます。どうも「eL-QR」と呼ばれるものらしく、Paypayなどのキャッシュレス決済アプリでは読み取れるのですが、事業者ならオンラインバンキングやクレジットカードで支払いたいよね、と。

実はひっそりとこんなサイトがありまして（公営） portal.payment.eltax.lta.go.jp

ネットバンキングはもとより、クレジットカードでも（システム利用料が加算されます）まとめて支払いが可能です！複数の納付書から合算のPayEasy(ペイジー)番号を発行することもできます。

パソコンのフロントカメラで読み取る（位置合わせが・・・）

もっと知られてもいいと思うけど。 というかなぜPayEasy(ペイジー)では統一できなかったのか。

マイナカード(e-Gov)がWWAN内蔵のSIMカードリーダで阻まれる【解消法あり】

こんにちは。最近、東京と大阪を半月毎にいったり来たりしている平田です。 基本的に月末月初は都内におりますので、関東の皆様、ぜひお声掛けください。

そのような生活に代わりそろそろ2年経ちますが、移動を支えるべく、WWAN(5G/LTE)内蔵のノートPCに買替えました。テザリングしたらいい気もしましたが、やはり段違いに便利です^^

さらにカードリーダーがあれば、エンジニアとしてはもとより、会社経営者として

• 法人の印鑑証明や登記関係
• e-Govによる各種申請（社保関係等）

あたりも窓口に出向かず、出先でササっとできちゃいます。良い時代に生まれた・・・！ICカードやNFCリーダー内蔵のPCだと単体で解決出来そうなものなんですが、軽めで小型のノートPCだとカードリーダー内蔵が選べず。

VAIO SX12 | VAIO｜VAIO公式 オンラインストア｜VAIO STORE ↑私のフィールドマシンです。スピーカー以外良いです^^

Felicaのはしりの頃はNECとかVAIOは標準でついてたし、外資系はカスタマイズで搭載可能だったりしますが重かったり。最近はSDカードスロットすら無いので、こういうもの ※欠品中 を持ち歩くようにしました。

閑話休題、今日も行政手続するぞオラーと意気込んだ矢先

永遠に初期化中、エラー。なんで？ ・・・こんな時に頼れるのはリファレンス。JPKI利用者ソフトを久しぶりにインストールするぜ！

4Kで画面レイアウトが崩れる、品質を予感させるUIに痺れる。気にせずカードリーダーの動作確認から。

うんうん、動いてるっぽいな・・・・って"Microsoft UICC ISO Reader"って誰だ。UICC？

違うか。コーヒーじゃないしな。うーんデバイスマネージャ見てみるか。

お、お前は誰だ！ 一旦無効にしてみるとカードの読み込みは出来るが、WWANに繋がらない。

あー！こいつWWANのSIMカードスロットだ。スマートカードリーダーとしてOSに認識されるのか・・・。

という訳で、このような知見を得ました。

• 申請総合ソフト(法務局)、e-GovなどICカードでの証明書付与ソフトは、複数のカードリーダーが認識された環境下では動作しない
• 仕様要件として恐らく想定されていない環境の為、エラー処理もなされず原因の特定に時間がかかった
• 【重要】WWAN内蔵PCのうち、5GモデムなどはSIMカードスロットがICカードリーダーとして認識されてしまう。デバイスマネージャで無効にすると動作はする

4K解像度でレイアウト崩れたり、デバイスの指定や選択が無いあたり「あとちょっとのところで、品質を向上させる為にやり切られていない感」を久しぶりに感じることのできる一日でした^^;

3Dプリンター設置のコツ：温度・湿度・防音・換気を徹底管理

hapicom Inc.オリジナルブランドAnyWare（エニウェア）の設計製造を担当している伊田です。

AnyWareでは、「あったらいいな」をコンセプトに、さまざまな製品開発を行っており、一部の製品はAmazonでも販売しております。

www.amazon.co.jp

その製造に欠かせない3Dプリンターを効果的に活用するためには、設置環境が非常に重要です。効率的で安全な作業環境を整えることが、製品のクオリティを左右する鍵となります。

この記事では私が気づいた3Dプリンターを設置する際に注意すべきポイントをご紹介します。

1. 3Dプリンターの基本

1-1. 3Dプリンターの主要な方式

3Dプリンターにはさまざまな方式がありますが、代表的なものは以下のとおりです。

• FDM（熱溶解積層方式）
  • フィラメント（樹脂）を熱で溶かし、層を積み重ねて造形。
  • 低コストで導入しやすく、家庭用から業務用まで幅広く利用される。
  • 造形速度が速く、大型造形が可能だが、積層跡が目立ちやすい。
  • 主な材料：PLA、ABS、PETG、TPUなど
• SLA（光造形方式）
  • 液体レジンを紫外線レーザーで硬化させる方式。
  • 非常に高精細な造形が可能で、細かいディテールが求められる用途に適している。
  • 造形後の後処理が必要（洗浄・二次硬化）。
  • 主な材料：レジン（光硬化樹脂）
• その他の方式
  • SLS（選択的レーザー焼結）：粉末素材をレーザーで焼結して造形。
  • DLP（デジタル光処理）：SLAと似ているが、プロジェクターを用いて層を硬化。
  • インクジェット方式：液体樹脂をインクジェットヘッドで噴射し硬化。

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2. 設置場所の選定

3Dプリンターを適切に運用するには、設置環境が非常に重要です。

2-1. 設置場所の基本条件

• 平坦で安定した場所
  • 造形時の振動を抑えるために、しっかりとした安定した机や棚を選択。
  • 大型の3Dプリンターは耐荷重性の高い台を用意する。
• 通気性の確保
  • 3Dプリンターは印刷中に臭いや人体に悪影響のあるガスが発生します。換気扇を設置するか、窓の近くに置くことで匂いや有害ガスを外へ逃がすことができます。
• 防塵対策
  • 造形時にホコリが付着すると失敗の原因になるため、クリーンな環境を維持する。

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3. 騒音対策

3Dプリンターはステッピングモーターの動作音やファンの回転音が発生するため、騒音対策が必要です。

3-1. 騒音を軽減する方法

• 防音マットの使用
  • 振動を抑えるために、制振パッドや防音マットをプリンターの下に敷く。
• 別室に設置
  • 可能なら作業スペースとは別の部屋にプリンターを設置し、リモート監視する。
• エンクロージャーの利用
  • プリンターを囲うケースを利用すると、騒音低減に加え、温度・湿度管理もしやすくなる。

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4. 温度と湿度の管理

造形品質を安定させるためには、適切な温度・湿度管理が必要です。

4-1. 温度管理

• 適正な室温：20～25℃
  • 低温すぎると造形物の収縮が起こりやすく、反りや層割れの原因になる。
  • フィラメントの種類によっては印刷ができないものも。
• 冬場の対策
  • ヒーターやエンクロージャーを活用して安定した温度を維持。

4-2. 湿度管理

• 適正湿度：30～50％
  • 湿度が高いとフィラメントが水分を吸収し、造形不良の原因となる。
  • 乾燥剤を入れた密閉ケースでフィラメントを保管。

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5. スペースの最適化

複数台の3Dプリンターを使用する場合、効率的なスペース設計が求められます。

5-1. 設置方法の工夫

• メタルラックでの管理
  
  • 初めは2台を並べて配置してみましたが、振動が影響しあい造形精度が低下した為、独立したラックに分けました。そうすると、振動は抑えられましたが、設置スペースが大幅に増加してしまう。
• 現在の最適化方法
  • 床に防振ゴムを敷いて設置し、その上にラックを設置することで、省スペース化と振動の低減を両立させました。
  • ラックの棚部分にフィラメントや工具を収納し、作業効率を向上。
  • 問題点として、プリンターの位置が低いので作業しにくい点と、床からの温度が印刷時に大きく影響してしまいます。

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6. ネットワーク接続の確保

3Dプリンターには、機種によってWi-FiやLAN接続に対応しているものがあります。これにより、パソコンやスマートフォンから直接プリンターにデータを送信し、遠隔で印刷を開始・管理することが可能になります。

6-1. ネットワーク対応の利点

3Dプリンターは機種によってネットワーク対応の機器があります。

• デスクから直接印刷
  • モデリングPCから直接データを送信できるため、想像以上に作業効率があがります。
  • ネットワーク経由で複数台のプリンターを管理可能。
• リモート監視の活用
  • カメラを設置することで印刷状況をリアルタイムで確認可能。
  • OctoPrintやメーカー純正のスライサーなどのツールを活用すると、遠隔からの制御も可能。※CrealityだとCleality Cloudでプリンターやモデルデータのの管理も行えます。

6-2. 接続環境の注意点

• Wi-Fiの電波干渉に注意
  • プリンターを複数台設置すると、Wi-Fiの接続が不安定になることがある。
  • 有線LAN接続やWi-Fi 6対応のルーターを活用すると安定性が向上。
• 停電・通信障害対策
  • UPS（無停電電源装置）を設置すると、停電時も造形データが失われずに済む。
  • クラウドストレージにモデルデータをバックアップしておく。

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まとめ

3Dプリンターの導入・運用においては、印刷環境の整備が非常に重要だと実感しています。私が特に重要だと感じたのは室温管理と振動対策の2点です。

室温が大きく変わると均一な印刷が極端に難しくなりました。特に冬、夏の大きな温度・湿度の変化があると前に印刷した物とクオリティが著しく変わったことがありました。

対策として、エンクロージャーの設置も検討しましたが、以下の理由から導入に踏み切れていません。

• 設置スペースを大きく取る必要がある
• 作業時に毎回開閉する手間が増え、狭い空間内での作業が難しくなる

理想的な環境としては、振動対策を施した大きな棚を用意し、その中にプリンターを設置することを考えています。さらに、フロント部分にはアクリル板などの透明な素材を使用し、視認性を確保することで、印刷状況を確認しやすくするのが理想です。

この方法であれば、振動の影響を抑えつつ、温度や湿度の管理もしやすくなり、作業効率も向上するのではないかと考えています。

これから3Dプリンターを導入する方や、運用改善を考えている方の参考になれば幸いです。

Windows11のアップデート(24H2)後、共有フォルダに接続できない【再起動なしコマンド一発回避】

Windows11 24H2 によりNASとの接続を遮断されるIT管理者

こんにちは、平田です。

画像は "企業の情報管理者が、空から降ってくる「Windows11 24H2」の巨大なマークで、PCとNASを接続されているLANケーブルがぶち切られて目が飛び出る図" をAIが描きました。

概要（何があった）

Windows11のメジャーアップデート24H2(2024年10月1日 配信開始)に更新後、PCのセキュリティが強化されることにより、一部環境で共有フォルダのアクセスが出来なくなりました🫠

「ゲストログオンを有効にして、デジタル署名を無効にする」ことで、このトラブルを回避することが可能な場合があります。

ご注意

NASなどの共有フォルダにアクセスする際、ゲストユーザー（ユーザー名パスワードを必要とせずにアクセスできるユーザー）やデジタル署名を行わないNASをブロックするように仕様変更されたことが原因となります。

本来は、NASにもPCにも同じユーザー登録して、フォルダのアクセス権限の設定を正しくしてください、というのがMicrosoftの意向です。

※強化された設定を無効にするため、セキュリティリスクが高まる可能性があります。そのため変更される場合には自己責任でお願いいたします。

Windows11 Home & Pro 共通

1) スタートメニューで cmd (半角)を検索

2) 「管理者として実行」を選択

コマンドプロンプトを管理者として実行（スタートメニュー）

3) 下記を貼り付けて実行

reg add "HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\Services\LanmanWorkstation\Parameters" /v EnableSecuritySignature /t REG_DWORD /d 0 /f
reg add "HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\Services\LanmanWorkstation\Parameters" /v AllowInsecureGuestAuth /t REG_DWORD /d 1 /f
gpupdate /force

※最終行に再起動せず変更を反映するコマンドを含めていますが、うまくいかない場合はPCを再起動してみてください。









[謝辞] YUKA&ALPHA Solution FAQ | https://yuka-alpha.com/win1124h2#handle2

Amazon Echoデバイスで時報のように時計の鐘やチャイムの音を鳴らせるAlexaスキル「時打ち時計」を公開しました

こんにちは、hapicomの白川です。

突然ですが「時打ち」をご存じですか？

時打ちとは、振り子時計などで正時にボーン、ボーンと時間の数だけ鐘の音が鳴るアレのことで、おそらくほとんどの人は見たことも聞いたこともあると思いますが、それが時打ちと呼ばれることはあまり知られていないのではないかと思います。

ちなみにカッコー時計（鳩時計）も時打ち時計の一種で、英語では時打ち時計をstriking clockと言います。

自宅や職場などでの作業でペースメーカーのような役割を果たすことから、弊社内では時打ちの有用性がにわかに注目されていましたが、相手に時打ちを勧めるときにわざわざ（今ある時計を置き換えてまで）時打ち時計を買ってもらうというのも微妙な感じでした。

ということで今回、Alexa（アレクサ）搭載のEchoデバイスで時打ちが可能になる時打ち時計スキルというものを開発しました。

もしお手元にEchoデバイスがあれば、今すぐに無料でお使いいただけます。

Echoデバイスとは何か

先にAmazon Echoについて簡単に紹介しておきます。

Echoは音声アシスタントであるAlexaを搭載したAmazonのスマートスピーカーで、以下のような種類があります。

• Echo Spot
• Echo Dot
• Echo Show
• 他にもいくつか種類あり

音楽を流したりすることはもちろん、家にある様々なデバイスを声で操作したり、時間指定などトリガーを設定して自動化したりすることができます。

使いこなせば職場の効率化などにも使える便利なツールですが、現在のAlexaは音声アシスタントとしては気が利かないと感じるような応答や間違いも多いですし、自動化のためのキーとなる「定型アクション（Routines）」はiPhoneやAndroidでAlexaアプリを開いて設定する必要があるため自分で色々できる玄人向けの機能という印象があります。

ですがAmazonは最近の生成AIの進化を取り込んだ新たなバージョンのAlexaを計画しており、その中には定型アクションの設定をAIとの会話によって簡単にするという改良も含まれているため、今後Echoによるスマートホーム化やスマートオフィス化の敷居が下がるのではないかと期待しています。

時打ち時計スキルの概要

時打ち時計は、Amazon Echoデバイスで呼び出すと現在の時間に対応する回数だけ鐘の音やチャイム音を鳴らすAlexaスキルです。

機能としてはそれだけなのですが、シンプルで使い勝手のよい時打ちスキルを自分で作っておくと色々要望とかも後で盛り込めるので一旦作ってみました。

時打ち時計スキルのアイコン

使い方

準備するもの：Echoデバイス、Alexaアプリ（iOS/Android）

まずはAmazonのヘルプページにしたがってEchoデバイスをAlexaアプリと連携させます。

次に、Alexaアプリでスキルを有効化します。

アプリの「その他」から「スキル・ゲーム」を選択し、「時打ち」などのキーワードで検索して時打ち時計スキルを探し、「開始」ボタンを押します。この時点でスキルが有効化されます。

そして最後に、定型アクションで正時の時打ちをセットします。

以下の例では10時の時打ちを設定します。

アプリの「その他」から「定型アクション」を選択し、実行条件とALEXAのアクションをそれぞれ設定していきます。

実行条件については、「スケジュール」→「時間指定」と選択し、10:00を指定して「次へ」を押すと時間がセットされます。

ALEXAのアクションでは、「スキル」→「マイスキル」→「時打ち時計」→「鐘を鳴らす」と選択し、無料で使用できる1番の「振り子時計の鐘」を選択します。

最後に「保存」を押すと応答するデバイスを選択する画面になりますので、お手持ちのEchoデバイスを指定してください。

ちなみに以下のQRコードをAlexaアプリの入ったスマホ等で読み取るか、もしくはこのリンクをタップすると、10時に1番の振り子時計の鐘を鳴らす定型アクションが簡単に作成できます。

10時に鐘を鳴らす定型アクションを作成するQRコード

えっ、11時とか12時とか一個一個設定すんの？という疑問というか苦言が飛んできそうですが、設定するの最初だけなんで！1回だけやったらあとは毎日動きますんで！

利用シーン

今のところペースメーカーとしての利用を想定しているので、家での作業はもちろん、長時間作業を行う職場、作業所、工場などに合うのではないかと思います。

また時報よりも空間に馴染みやすいため、音のインテリアとして鐘の音を鳴らすという考え方もあります。

何か面白い活用方法を思いついたらぜひコメントで教えてください！

補足

Alexaスキルは実はEchoデバイス上ではなくクラウド上で動くため（この制限なんとかしてほしい…）、Alexa-hostedで構築すれば無料枠はあるものの、サーバの費用が使われれば使われるだけかかります。

人気のAlexaスキルも人気があるが故に費用がかかって維持が難しいようで、公開されているスキルでも実際には使えない状態に陥っていたりすることが多々あります。

そこでスキルを維持し続けるため、2番以降の鐘の音への変更権を99円（Amazonプライム会員は79円）のサブスクにしています。

無料でもスキルを十分に利用できますが、もし気に入っていただけたら別の音も使ってみてください！

鳩時計の音や学校のチャイムの音にも変えたりできますし、利用者からの要望があれば音の種類も追加されるかもしれません。

その他

• 時打ち時計スキル 公式ページ: 利用規約やプライバシーポリシーなどを記載しています。

非デジタルな受付に対応せよ！WebフォームとFAXと郵送で受付体制を整える

hapicom Inc.ことハッピーコンピューター株式会社では、様々な業界におけるご相談やご依頼の中で「一筋縄ではいかない問題」に直面することが多々あります。

本問題解決シリーズでは、これまでにあった一筋縄ではいかない問題について、公開できる範囲でストーリー仕立てにしてご紹介していきます。

あまりオープンな場ではみられないような案件が多いので、こんな世界もあるのかと楽しんで読んでいただければ幸いです。

非デジタルな受付に対応せよ！問題編

hapicomメンバーは会議室で話を聞いていた。

お相手は某出版社の役員である。

ご存じの方もいらっしゃると思われるが、作品の売り上げは出版社に入ってくるため、そこから作家さんに印税を振り込むのは出版社側で行なわなければならない。

今ミーティングで議題に挙がっているのは、この印税の行方についてである。

あるはずのお金がない、という横領のような話ではなく、むしろ余っているのだ。

その実態を紐解いていくと、遠い昔に出版された作品は時の流れとともに作家さんの状況も変化し、例えば死去するなどして振込先が分からなくなるようなケースが出てくるというのが原因だった。

個々の金額が微々たるものであったことから行き場のない印税はそのままにされていた*1が、積もり積もってそこそこの金額になっており、一度きちんと作家さんや遺族の方などに確認して、分かる範囲で振込先や今後の連絡手段などの情報をアップデートしましょうということになった。

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さてどうしたものか。

いつもならGoogleフォームなどを使って受付用フォームをさくっと作り、いついつまでに情報を入力してくださいとメールでご案内するところだ。

だが、今回ばかりはWebフォームでの受付のみに頼るわけにはいかなかった。

なにしろ手元の台帳に書かれている連絡先は住所と電話番号だけでメールアドレスなどなく、パソコンもスマートフォンも持っていない、つまりWebフォームへのアクセス手段がない人がいる可能性があったためだ。

まず、ご案内の通知は郵送一択だ。

宛先不明で届かなかったら個別に電話して、それでも無理ならもう連絡手段はない*2ので諦めるしかない。

情報の収集については、Webフォームでの受付はもちろん主力ではあるが、紙ベース、つまりFAXや郵送での情報提供手段は用意しなければならない。

今回、どのような形で受付体制を整えれば丸く収まるだろうか。

非デジタルな受付に対応せよ！解決編

今回、問題としては「Webフォーム、FAX、郵送の三つの手段でそれぞれ権利者の情報を集める」ということになりますので、じゃあやればいいじゃんと思うかもしれません。

ですが、相手の会社にはそれを人力でこなすだけの余力がなく、専任で人を配置することはもちろん、この案件に気を回せる人の確保すら難しい状態で、愚直に進めば色んな方向から集まった情報をまとめられない可能性がありました。

そのため、送られてきた情報を絶対に取りこぼさないような形でシステムや体制を組む必要がありました。

解決方法

結論からお話しすると、hapicomから提案した手段は以下の図のような構成での集約でした。

通知文書、記入用紙、WebフォームへのQRコード等を各権利者宛に郵送し、Googleフォーム、FAX、郵送のいずれかの手段で現在の情報を返してもらうという形式です。

なお、これらとは別にTwilioを用いたIVR（電話の自動応答や録音、書き起こし）による不明点などのお問い合わせ対応も行いました。

1. Googleスプレッドシートに情報を集約

最終的には三つの方法で送られてきた情報を一箇所にまとめる必要がありますが、Googleスプレッドシートであれば、Googleフォームで入力された情報が自動的に入ることや、複数人でいつでも遠隔で閲覧または編集（権限操作含め）できるという利点があります。

2. Googleフォームへの入力代行

FAXや郵送といった紙ベースでの情報提供の場合、相手の会社の人もしくはhapicom側で内容を確認しつつ手作業でGoogleフォームへの入力を代行します。

スプレッドシートに直接記入していく方式は、ITに不慣れな人だとうっかり上書きしてしまったりする事故が考えられるため、スプレッドシートへのデータ入力は必ずGoogleフォームを経由させました。

3. FAXをIP-FAXで受け、Googleドライブの指定フォルダに自動で保存

漏れが最も発生しそうな、FAXで送られてきた用紙が自動的にGoogleドライブの指定のフォルダにファイルとして置かれるようにした点が、この受付体制の重要なポイントだと思います。

TwilioのプログラマブルFAX*3を使い、Twilioの専用のFAX番号宛に送られてきた書類がそのままGoogleドライブのフォルダにPDFファイルとして置かれます。

指定のフォルダにあるファイルは未処理のものとして、必ずGoogleフォームへの代行入力が行われることを保証します。

4. 相手の会社での人手作業を郵送されてきた用紙に集中

相手の会社には「郵送で送られてきた用紙だけ、確実に特定の書類入れなどに置かれるようにし、それをGoogleフォームに手作業で入力するようにしてください」と指示します。

Webフォームは自動入力、そしてFAXで送られてきた用紙も遠隔でhapicom側から見られるため、相手の会社の人には最小限の注意をお願いする形をとれました。

また、郵送での返信以外の手段を二つも用意していることで、切手を貼付した封筒を同封しなくても許されるのではないかという少し狡い作戦があり、結果的には郵送を選択される方はほとんどいませんでした。

このような方法により、最小限のコストで複数チャネルの受付体制を整え、権利者の情報のアップデート作業を完遂させました。

全自動化への道

上記のような問題をITを駆使して解決するとなると、FAXも郵送も可能な限り自動化したくなるところですが、今回はいくつか理由があり、GoogleスプレッドシートとGoogleフォームでのデータ入力を軸とし、IP-FAXを導入する程度のITの導入としました。

理由の一つとして、送付先の整理や通知文書等を各権利者に送る作業からhapicomが関わる必要があったことが挙げられます。

それらの作業を進めつつ、確定的にできるかどうかわからない自動化（OCR：用紙に記入されたテキストの認識、スロットフィリング：用紙に記入されたテキストからの各項目抽出）を寄与のものとして走り出すことができなかったという現実的なハードルがありました。

また精度面で100％を達成できないのであれば結局人が介在せざるをえないため、時間や労力の都合上、100％を達成可能な自動化としてIP-FAXのみを導入したということになります。

複数を起点に発生するデータの流れを全て「Googleフォームへの入力からスプレッドシートに記録」という同じ終着点にもってくることで、意外と自動化を多用しなくてもすっきりとしたシステムとなりました。

もし今後、長期的に複数チャネルの受付体制を維持し続ける必要がある場面があれば、どこまで自動化できるのかという問題にチャレンジしてみたいですね。

*1:元々、振込手数料の関係で一定額を超えたら振り込みをするという契約になっていたようです。

*2:実際には名が通っている方であればこちらから連絡先を探してコンタクトを取ることは可能ではありました。

*3:2024年12月現在、TwilioのプログラマブルFAXサービスは終了しており利用できませんが、日本で使えるAPI提供のあるIP-FAXサービスは他にもいくつかあります。